Verwaltung von Wohnungseigentum – das Programm eines Fachverwalters
Mit der Eigentümerversammlung fängt alles an. Hier muß der Verwalter alles das präzise zusammentragen, was er im nächsten Jahr für die Eigentümer in die Tat umsetzen will. Dazu gehört eine sorgfältige Vorbereitung, gemeinsam mit dem Beirat. Auf der Versammlung muß dann ebenso sorgfältig zugehört werden, um herauszufinden, was die Mehrheit der Eigentümer will. Dazu müssen manchmal die Stillen im Lande zum Reden aufgefordert und umgekehrt die allseits gefürchteten Redegewaltigen in freundlichen Grenzen gehalten werden. Wichtig ist, daß jede Aussprache zielstrebig zu einem festen Beschluß hingeführt wird. Um dies alles bemühen wir uns bei jeder der vielen großen und kleinen Eigentümerversammlungen unserer Gemeinschaften immer wieder neu. Wir streben dabei mit Erfolg an, den größten Teil der Beschlüsse möglichst einstimmig zu fassen.
Das Protokoll wird, so ist es feste Regel bei uns, innerhalb von 12 Stunden nach der Versammlung diktiert, seit 2000 mit der Hilfe eines modernen Spracherkennungssystemes der Firma IBM. Schwierige Protokolle überarbeitet ein zweiter Mitarbeiter noch einmal kritisch. Dann wird das Protokoll an den Beirat verschickt und kann, weil elektronisch abgespeichert, gegebenenfalls abgeändert werden. Es wird kurz und übersichtlich gehalten, weil es die Arbeitsgrundlage für das kommende Jahr ist. Nach Unterschrift durch den Beirat wird es an alle Eigentümer verschickt.
Die Arbeit im Büro verlangt – oft auch am Morgen nach dem späten Ende einer Eigentümerversammlung - volle Telefonbereitschaft. Alle Anrufe auf den vier Amtsleitungen werden entweder von der Telefonzentrale, die unter der Nummer 9 2 38 – 0 erreichbar ist, entgegengenommen oder über Durchwahl an den direkt ansprechbaren zuständigen Mitarbeiter weitergegeben. Alle Durchwahlen sind auf unserer Homepage aufgeführt.
Auch neuere Techniken sind verfügbar – jeder Mitarbeiter ist per eMail und auch per individueller Faxnummer unmittelbar an seinem Platz ansprechbar, als Adresse genügt der Mitarbeitername mit dem Zusatz “@runkel.de” (beim Fax eine 7 zwischen Firmentelefon und Durchwahlnummer – etwa 92 38 – 8- 31).
Eine Kooperation mit den Internet-Aktivitäten des führenden Immobilienanbieters Immobilienscout (www.immobilienscout24.de) besteht seit mehreren Jahren.
Verwaltungsarbeit ist zu einem großen Teil vorrangig die Weitergabe von Informationen. Damit dies schnell und zuverlässig geschehen kann, müssen Informationen immer griffbereit sein. Die Kopie einer Feuerversicherungs-Police, der Auszug aus einer Teilungserklärung, der aktuelle Stand eines Hausgeldkontos – diese und viele andere Dinge sollen ständig in Reichweite sein. Bisher war es unser Ziel, daß man mit dem Telefonhörer in der Hand an den Aktenschrank oder das Computer-Terminal kommen konnte. Wir arbeiten auf den Einsatz von Systemen hin, die vollständig alle Informationen auf dem Computer des Mitarbeiters verfügbar machen. Unser Ziel ist es, dem Anrufenden Wartezeit zu sparen und uns selbst zu helfen, in einer Vielzahl von Kleinarbeiten die Übersicht zu bewahren.
Wir verwenden viel Sorgfalt darauf, unseren gesamten internen Büroablauf immer wieder auf Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit und auch auf Einfachheit hin zu überprüfen. Die Buchhaltung ist dabei die schnellste Abteilung, sie bucht täglich. Ihre Informationen sind ständig auf dem neuesten Stand und über unsere Computer für jeden Mitarbeiter sofort griffbereit.
Für die Haustechnik steht ein fester Stamm von Handwerkern und Beratern zur Verfügung. Das sind zum einen die Techniker und Vertragshandwerker des Bauunternehmens Runkel, von dem wir zwar organisatorisch unabhängig sind, dessen Firmenwohnungsbestand wir aber nach wie vor verwalten. Hinzu kommen aber auch eine ganze Reihe völlig unabhängiger Firmen, die sich als Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen einen Namen gemacht haben. Dachreparaturen, Balkonsanierungen, Verschönerungen der Außenanlagen, Reparaturen an Klingelanlagen, Aufzügen und nicht zuletzt an der Heizung – in allen diesen Bereichen werden wir täglich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert und sind immer wieder herausgefordert, für unsere Eigentümer maßgeschneiderte Lösungen zu finden.
Hier gehört ein Wort über die Zusammenarbeit mit den Beiräten eingefügt. Die Namen aller unserer Beiräte, meist mit dienstlicher und privater Telefon- und Handynummer sowie in zunehmendem Maße auch der eMail-Adresse, liegen uns immer griffbereit vor – sie sind die wichtigsten Ansprechpartner in der Zeit zwischen den Eigentümerversammlungen. Über die Beiräte erfahren wir, wo im Hause der Schuh drückt, welche Meinung zu einem bestimmten Vorhaben vorherrscht oder welche Reparatur dringend ansteht. Wir geben Informationen, die uns zu irgend einem Thema des Hauses erreichen, möglichst umgehend an die Beiräte weiter. Zu diesen Informationen gehören, wenn erforderlich und gewünscht, auch allgemeine Mitteilungen aus der Fachliteratur sowie Gerichtsurteile, Informationen über neue haustechnische Angebote, Vorhaben der Versorgungsträger, der Post etc.
Die Prüfung unserer Abrechnung soll so sorgfältig geschehen, daß mit dem Eigentümerversammlungs-Beschluß über die Entlastung des Verwalters jeder Eigentümer wirklich guten Gewissens die Abrechnung zu seinen Akten legen kann. Wichtiges Prinzip: der Beirat prüft zuhause alle Unterlagen in Ruhe vor. Er erhält dafür eine übersichtliche Gesamtabrechnung, verschiedene Sammelaufstellungen und alle Original-Belege ins Haus geschickt. Im zweiten Schritt wird ein Termin in unserem Büro gemacht, an welchem noch offene Fragen geklärt werden. Die danach endgültig festgestellte Abrechnung enthält für den Beirat mehrere wichtige Statistiken, darunter auch eine kleine Bilanz und eine Gesamtübersicht über den Zahlungsverkehr sowie den endgültigen Wirtschaftsplan. Nachdem dies alles abgestimmt ist, werden Einzelabrechnungen erstellt und zusammen mit einer Neuberechnung des Hausgeldes für das nächste Jahr und mit der offiziellen Einladung zur Versammlung den einzelnen Eigentümern zugesandt.
Unser Anbindung an die Datenverarbeitung der Aareal Bank AG ist bei all diesen Vorgängen so etwas wie der “Herzschrittmacher” unseres Unternehmens. Diese Bank führt europaweit die Konten von Häusern mit insgesamt mehr als 10.000.000 Wohnungen und bietet ein in Deutschland und über die Grenzen hinaus führendes System in der Verbindung Bank und Rechnungswesen an. Das Grundprinzip ist einfach: jeder Eigentümer, aber auch jeder zur laufenden Abbuchung ermächtigte Versorgungsträger erhält eine individuelle Girokontonummer, über die bereits bei Erfassung der Bankbelege jedes Hausgeldkonto und jedes Kostenkonto direkt angesprochen und für die Buchhaltung aufbereitet wird.
Unsere positive Erfahrung in den mittlerweile etwa dreißig Jahren Zusammenarbeit mit der Aareal Bank ist, daß eine ständige Fortentwicklung der Programme gewährleistet wird. Das hat mittlerweile auch dazu geführt, daß es neben der Anbindung an ein mit der Aareal Bank verbundenes Rechenzentrum (Aareon) außerdem auch die Möglichkeit gibt, die von der Bank erzeugten Daten auf den Rechnern der Verwaltung zu verarbeiten. Hier haben wir uns im Jahre 2007 für eine Umstellung vom Rechenzentrum auf eine hausinterne Lösung der Softwarefirma UTS in Köln entschlossen und sind nach gelungener Umstellung zufriedene UTS-Anwender.
Der Gesamtumfang der von uns verwalteten Wohnungen liegt derzeit bei einer Zahl von etwa 2.100. Es gibt dabei Wohnanlagen mit 4 Eigentümern ebenso wie große Eigentümergemeinschaften mit mehr als 150 Parteien, (z.B. Poststraße / Gartenstraße in Remscheid-Lennep mit 167 Wohnungen).
Wir führen auch die Gesamtverwaltung einiger größerer Privatvermögen durch. Dank mancher organisatorischer Hilfen (siehe oben) können wir zur Zeit die Arbeit mit fünf ganztagsbeschäftigten und vier halbtags beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erledigen. Von den fünf “Hauptamtlichen” soll jeder in der Lage sein, auf die regelmäßig anfallenden Fragen des Tagesgeschäftes kompetent Antwort zu geben.
Deshalb wird Weiterbildung für alle Mitarbeiter groß geschrieben. Die Firma UTS holt uns immer wieder zu Kursen, in denen technische Neuentwicklungen vorgestellt werden. Eine Gruppe des Verwalterverbandes, dessen Mitglied wir sind, trifft sich regelmäßig zum Erfahrungsaustausch. Wir haben außerdem in den letzten Jahren viele Neuerungen, die sich aus der beständigen Entwicklung der Microsoft-Programme WORD, EXCEL und OUTLOOK ergeben haben, für unsere praktische Arbeit auf allen Arbeitsplätzen zu nutzen gelernt. Hier erwähnen wir gerne unser große Zufriedenheit mit dem Solinger Team der bundesweit tätigen EDV-Firma Bechtle AG. Die dortigen Damen und Herren schaffen es seit über zwanzig Jahren, unsere “Maschinen” mit einem Minimum an Störungen laufen zu lassen und uns bei der fortwährenden Anpassung an neue Software immer wieder klug zu begleiten.
Das Vertrauen unserer Kunden ist ein Kapital, daß wir sehr hoch veranschlagen. Die Verwendung der eingehenden Gelder, die sichere Anlage von Reparaturrücklagen, (für die wir in monatlichem Rhythmus sämtliche laufenden Girokonten überprüfen), die jederzeitige Offenlage aller Buchhaltungsunterlagen – das gehört für uns zum Selbstverständlichen. Wir haben es uns deshalb auch zum Prinzip gemacht, keine sachfremden, mit unserer Verwaltungsaufgabe konkurrierenden Arbeiten anzunehmen, wie die Vermittlung von Versicherungen etwa.
Unsere Preise: Sie werden je Wohnung und Monat kalkuliert und richten sich nach der Größe des Gesamtobjektes, nach besonderen Schwierigkeiten bei der Abrechnung oder Reparatur-Durchführung etc. Die Preise liegen in der Regel zwischen € 17,- und € 26,- zuzüglich Mehrwertsteuer. In diesen Preisen sind alle regelmäßigen Verwalterleistungen enthalten. Sonder-Rechnungen gibt es nur in ganz wenigen, vorher genau festgelegten Ausnahmefällen. Eine Preisliste finden Sie, wenn Sie links auf “Preise” klicken.
Bitte sprechen Sie uns an – wir sind telefonisch unter der Nummer 0 21 91 – 92 38 – 0 zu erreichen und lassen Sie gerne bei einem Termin in der Remscheider Alleestraße 49 einmal einen Blick in den täglichen Normalbetrieb eines Verwaltungsbüros tun.