Hausverwaltung für Mietobjekte

Leistungen für vermietete Häuser

Grundlagen für das Hauseigentum

Wer Eigentum besitzt, hat eine gute Wahl für die Anlage seines Kapitals getroffen, von dieser Überzeugung lassen wir uns bei unserer täglichen Arbeit trotz mancher Probleme leiten. Eigentum verlangt eine starke Einflussnahme auf den Gegenstand dieses Vermögens. Diese Einflussnahme ist nicht jedem Grundeigentümer selbst möglich, deshalb schaltet er einen Verwalter ein.

Vor allen Dingen für die täglichen Probleme mit seinem Hauseigentum sollte man einen Verwalter haben. Zwar sind die hier anfallenden Fragen normalerweise mit gesundem Menschenverstand durchaus auch selbst zu lösen, das gilt aber nur, wenn man Zeit dazu hat und gilt außerdem da nicht mehr, wo sich z.B. schwierige Mieter an Detailproblemen festbeißen und mit der Hilfe von Anwälten und Mietervereinen dem Eigentümer das Leben schwer machen. Hier kann der Verwalter als eine eher neutrale Anlaufstelle sehr oft Konflikte schon im frühen Stadium erkennen und entschärfen. Er kann auch aufgrund jahrelanger Kontakte zu Mietervereinen, Versorgungsbetrieben etc. solche Angelegenheiten manchmal durch ein persönliches Gespräch schnell ins Reine bringen.

Anfragen unserer Kunden zu diesen Bereichen kommen meistens in der Form von eMails zu uns und werden entsprechend auch per eMail beantwortet. Diese eMails sollen nicht das persönliche Gespräch ersetzen – aber sie helfen vielfach bei der Erledigung einer Vielzahl von kleinen Dingen und schaffen dadurch mehr Zeit für den persönlichen Kontakt und den Besuch vor Ort. Alle Mitarbeiter haben eine Festnetz-Durchwahlnummer und parallel dazu ein Mobilfunkgerät und sind auf unterschiedlichen Kommunikationswegen zu erreichen.

Weil Verwaltungsarbeit zu einem großen Teil Weitergabe von Informationen ist, verfolgen wir mit großem Interesse alle Verbesserungen im Bereich der elektronischen Speicherung und Weitergabe solcher Informationen. Wir diskutieren mit unserem Software-Hersteller und mit Fachkollegen die Nutzung neuer Techniken. Auch in sozialen Netzwerken wie Facebook oder WhatsApp sind wir aktiv.

Alle Zahlungen, Buchungen und Abrechnungen werden über einen zentralen Server hier bei uns im Haus abgewickelt. Alle Buchhaltungsunterlagen werden von unserer Bank (Aareal) vorbearbeitet und arbeitstäglich am Vormittag bei der Bank abgerufen, so dass unsere Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand ist.

Haustechnik

Für die Haustechnik steht ein fester Stamm von Handwerkern zur Verfügung. Wir arbeiten mit einer großen Zahl von unabhängigen Firmen zusammen, die sich als Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen einen guten Namen gemacht haben. Dachreparaturen, Balkonsanierungen, Verschönerungen der Außenanlagen, Reparaturen an Klingelanlagen, Aufzügen und nicht zuletzt an der Heizung – in allen diesen Bereichen werden wir täglich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert und sind immer wieder neu herausgefordert, zusammen mit guten Fachleuten maßgeschneiderte Lösungen zu finden.

Wir freuen uns über den guten Rat von langjährig mit uns verbundenen Partnerbüros. Für den Bereich Versicherungen ist dies die Firma Pantaenius in Hamburg, ein bundesweit tätiges Maklerunternehmen mit hunderten von Kunden aus dem Verwaltungsbereich. Hier werden wir nicht nur bei der Abwicklung von Schäden gut und zuverlässig betreut, hier gibt es auch viel allgemeines Wissen rund um die verwaltete Immobilie, so dass Pantaenius jedes Jahr zu mehreren Seminarveranstaltungen einladen kann.

In technischen Fragen haben wir in den letzten Jahren zunehmend den Rat des Ingenieurbüros Oelschläger in Radevormwald in Anspruch genommen. Mit anderen Ingenieuren habe wir den Umbau mehrerer Heizungsanlagen technisch entwickelt, ausgeschrieben und ausgeführt. Wir haben dabei einiges über Energieeinsparungen gelernt, die sich unter Anderem auch im Bereich der Pumpen- und Druckverteilungssysteme im Haus erzielen lassen. Über die Firma Energieforum kaufen wir für etwa 40 Häuser das Gas bundesweit ein und erhalten immer wieder preisgünstige Angebote.

Buchhaltung und Abrechnung

Unsere Computerwelt im Büro ist von den Produkten der Firma Microsoft geprägt, in deren Mitte allerdings das Wohnungsverwaltungsprogramm der Firma UTS Karthago in Köln (siehe oben) steht. Was die Geräte, die „Hardware“ und was den Microsoft-Teil der Programme betrifft, so werden wir seit Jahren von der Firma Bechtle in Solingen zuverlässig und gut betreut. Für Karthago steht die große Organisation der UTS am Neumarkt in Köln zur Verfügung, mit deren Mitarbeitern wir gerne und oft zusammenarbeiten.

Unsere Abrechnungen spielen sowohl dem Eigentümer als auch dem Mieter gegenüber eine wichtige Rolle. Der Eigentümer soll sie, ohne weitere Überarbeitungen vornehmen zu müssen, seinem Steuerberater, dem Finanzamt etc. vorlegen können. Der Mieter sollte rechtzeitig im Besitz der Nebenkostenabrechnung sein. Bei ständig steigenden Kosten für Kanal, Müllabfuhr etc. sollte sichergestellt sein, dass der Eigentümer hier keine Verluste durch nicht erledigte oder verspätete Abrechnungen erleidet.

Für die Weiterbildung unserer Mitarbeiter (derzeit 12, Stand Januar 2020) haben wir in der letzten Zeit verstärkt die Angebote genutzt, die von unseren Partnerfirmen kamen, dies umsomehr als seit dem 1.8.2018 für alle Verwalter eine Erlaubnispflicht gilt, die in § 34c der Gewerbeordnung eine amtliche Anmeldung und eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter vorsieht.

Unsere Computerwelt im Büro ist von den Produkten der Firma Microsoft geprägt, in deren Mitte allerdings das Wohnungsverwaltungsprogramm der Firma UTS Karthago in Köln (siehe oben) steht. Was die Geräte, die „Hardware“ und was den Microsoft-Teil der Programme betrifft, so werden wir seit Jahren von der Firma Bechtle in Solingen zuverlässig und gut betreut. Für Karthago steht die große Organisation der UTS am Neumarkt in Köln zur Verfügung, mit deren Mitarbeitern wir gerne und oft zusammenarbeiten.

Das Vertrauen unserer Kunden ist ein wichtiges Kapital für uns. Die sichere Anlage von Rücklagegeldern und die jederzeitige Möglichkeit, alle Buchhaltungsunterlagen offenzulegen, sind für uns eine Selbstverständlichkeit. Viele Gemeinschaften machen von der Möglichkeit Gebrauch, größere Rücklagenkonten so zu sperren, dass nur mit der Mit-Unterschrift eines Eigentümers Beträge entnommen werden können. Als Mitglied des Verbandes der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter sind bei uns alle Mitarbeiter in Bezug auf so genannte Vertrauensschäden, also Schäden durch Unterschlagungen, versichert, auch der Chef.

Seit dem Jahre 2016 haben wir einen externen Mitarbeiter für Fragen des Datenschutzes beauftragt und entwickeln mit ihm Richtlinien für die sichere Verwahrung und spätere Löschung von Eigentümer- oder Mieterdaten der von uns verwalteten Wohnungen.

Über unsere Preise gibt es eine Liste, in der die Kosten für eine Verwaltung kalkuliert sind. Sie unterscheiden sich in der Höhe nach der Größe des Gesamtobjektes und nach besonderen Schwierigkeiten bei der Abrechnung oder Reparatur-Durchführung etc. In den Preisen sind alle regelmäßigen Verwalterleistungen enthalten. Sonderrechnungen gibt es nur in ganz wenigen, vorher genau festgelegten Ausnahmefällen.

Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir geben Ihnen gerne weitere Informationen und treffen uns auch gerne bei einem persönlichen Termin in Ihrem Haus.