Hausverwaltung für Eigentümergemeinschaften

Leistungen für Eigentümergemeinschaften

  

Von der Eigentümerversammlung zur Umsetzung der Beschlüsse

Unsere erste Leistung ist eine gute Eigentümerversammlung. Hier wird das präzise zusammengetragen, was wir als Verwaltung im nächsten Jahr im Auftrag der Eigentümer ausführen sollen. Jede unserer Versammlungen wird sorgfältig vorbereitet, in der Regel gemeinsam mit dem Beirat. Auf der Versammlung soll von Seiten der Verwaltung immer sehr gut zugehört werden, um das herauszufinden, was der Wille der Mehrheit der Eigentümer ist. Dazu müssen manchmal die Stillen im Lande zum Reden aufgefordert und umgekehrt die allseits gefürchteten Redegewaltigen in freundlichen Grenzen gehalten werden. Jede Aussprache soll zielstrebig zu einem festen Beschluss geführt werden. Um alles das bemühen wir uns in rund 120 Eigentümerversammlungen in jedem Jahr aufs Neue.

Das Protokoll wird, so ist es feste Regel, innerhalb von 24 Stunden nach der Eigentümerversammlung geschrieben. Dabei helfen uns moderne Mittel der Textverarbeitung und auch neueste Spracherkennungssysteme. Zusammen mit dem Protokoll entsteht die gesetzlich vorgeschriebene Beschlusssammlung, die damit ebenfalls am Tag nach der Versammlung auf dem neuesten Stand ist. Sie kann ausgedruckt oder als Datei hergestellt werden und ist dann per Post oder eMail versendbar.

Für die Umsetzung der Beschlüsse und für eine Vielzahl von täglich anfallenden Arbeiten haben wir unser Büro in fünf Bereiche aufgeteilt.

  • Technische Betreuung
  • Buchhaltung und Abrechnung
  • Personalverwaltung
  • Abwicklung von Versicherungsschäden
  • Vermietung

Anfragen unserer Kunden zu diesen Bereichen kommen meistens in der Form von eMails zu uns und werden entsprechend auch per eMail beantwortet. Diese eMails sollen nicht das persönliche Gespräch ersetzen – aber sie helfen vielfach bei der Erledigung einer Vielzahl von kleinen Dingen und schaffen dadurch mehr Zeit für den persönlichen Kontakt und den Besuch vor Ort. Alle Mitarbeiter haben ein eine Festnetz-Durchwahlnummer und parallel dazu ein Mobilfunkgerät und sind auf unterschiedlichen Kommunikationswegen zu erreichen.

Weil Verwaltungsarbeit zu einem großen Teil Weitergabe von Informationen ist, verfolgen wir mit großem Interesse alle Verbesserungen im Bereich der elektronischen Speicherung und Weitergabe solcher Informationen. Wir diskutieren mit unserem Software-Hersteller und mit Fachkollegen die Nutzung neuer Techniken. Auch in sozialen Netzwerken wie Facebook oder WhatsApp sind wir aktiv.

Alle Zahlungen, Buchungen und Abrechnungen werden über einen zentralen Server hier bei uns im Haus abgewickelt. Alle Buchhaltungsunterlagen werden von unserer Bank (Aareal) vorbearbeitet und arbeitstäglich am Vormittag bei der Bank abgerufen, so dass unsere Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand ist.

Technische Betreuung

Für die Haustechnik steht ein fester Stamm von Handwerkern zur Verfügung. Wir arbeiten mit einer großen Zahl von unabhängigen Firmen zusammen, die sich als Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen einen guten Namen gemacht haben. Dachreparaturen, Balkonsanierungen, Verschönerungen der Außenanlagen, Reparaturen an Klingelanlagen, Aufzügen und nicht zuletzt an der Heizung – in allen diesen Bereichen werden wir täglich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert und sind immer wieder neu herausgefordert, zusammen mit guten Fachleuten maßgeschneiderte Lösungen zu finden.

Wir freuen uns über den guten Rat von langjährig mit uns verbundenen Partnerbüros. Für den Bereich Versicherungen ist dies die Firma Pantaenius in Hamburg, ein bundesweit tätiges Maklerunternehmen mit hunderten von Kunden aus dem Verwaltungsbereich. Hier werden wir nicht nur bei der Abwicklung von Schäden gut und zuverlässig betreut, hier gibt es auch viel allgemeines Wissen rund um die verwaltete Immobilie, so dass Pantaenius jedes Jahr zu mehreren Seminarveranstaltungen einladen kann.

In technischen Fragen haben wir in den letzten Jahren zunehmend den Rat des Ingenieurbüros Oelschläger in Radevormwald in Anspruch genommen. Mit anderen Ingenieuren habe wir den Umbau mehrerer Heizungsanlagen technisch entwickelt, ausgeschrieben und ausgeführt. Wir haben dabei einiges über Energieeinsparungen gelernt, die sich unter Anderem auch im Bereich der Pumpen- und Druckverteilungssysteme im Haus erzielen lassen. Über die Firma Energieforum kaufen wir für etwa 40 Häuser das Gas bundesweit ein und erhalten immer wieder preisgünstige Angebote.

Die Zusammenarbeit mit den Beiräten ist uns sehr wichtig. Nicht für alle Entscheidungen kann jeweils eine Eigentümerversammlung eingeladen werden, deshalb sollte auch zwischen den Versammlungen jemand aus dem Kreis der Eigentümer zur Verfügung stehen, der diejenigen Entscheidungen gemeinsam mit der Verwaltung treffen kann, für die aus unterschiedlichen Gründen kein Beschluss vorliegt oder notwendig ist. Über die Beiräte erfahren wir, wo im Hause der Schuh drückt, welche Meinung zu einem bestimmten Vorhaben vorherrscht und welche Reparaturen dringend anstehen. Auch wenn uns das manchmal mehr Arbeit macht, gilt bei uns die Regel: „im Zweifel: den Beirat fragen!“

Der Beirat oder ein gesonderter dafür bestimmter Rechnungsprüfer prüfen auch unsere jährlichen Abrechnungen. Die Prüfung geschieht mit dem Ziel, dass nach dem Beschluss der Eigentümerversammlung jeder Eigentümer wirklich guten Gewissens die Abrechnung zu seinen Akten legen kann. Die Prüfung erfolgt im Haus des Beirates oder Rechnungsprüfers, nachdem er dafür eine übersichtliche Gesamtabrechnung, verschiedene Sammelaufstellungen und alle Original-Belege zugeschickt bekommen hat. Sollten Fragen offen sein, so wird ein Termin in unserem Büro gemacht. Die danach endgültig festgestellte Abrechnung enthält für den Beirat mehrere wichtige Statistiken, darunter auch eine kleine Bilanz und eine Gesamtübersicht über den Zahlungsverkehr, sowie den endgültigen Wirtschaftsplan. Nachdem dies alles abgestimmt ist, werden Einzelabrechnungen erstellt und zusammen mit einer Neuberechnung des Hausgeldes für das nächste Jahr und mit der offiziellen Einladung zur Versammlung den einzelnen Eigentümern zugesandt.

Allgemeine Angaben

Der Gesamtumfang der von uns verwalteten Wohnungen liegt bei einer Zahl von etwa 2.200 (Stand Januar 2020). Es gibt dabei Wohnanlagen mit drei Eigentümern ebenso wie große Eigentümergemeinschaft mit mehr als 150 Parteien (zum Beispiel die Eigentümergemeinschaft Poststraße / Gartenstraße in Remscheid-Lennep mit 167 Wohnungen). Außerdem sind wir auch mit der Gesamtverwaltung einiger größerer Privatvermögen betraut.

Für die Weiterbildung unserer Mitarbeiter (derzeit 12, Stand Januar 2020) haben wir in der letzten Zeit verstärkt die Angebote genutzt, die von unseren Partnerfirmen kamen, dies umsomehr als seit dem 1.8.2018 für alle Verwalter eine Erlaubnispflicht gilt, die in § 34c der Gewerbeordnung eine amtliche Anmeldung und eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter vorsieht.

Es hat bei uns außerdem jedes Mal einen Lerneffekt gegeben, wenn die unterschiedlichen von uns genutzten Computerprogramme neu kamen, also „upgedatet“ wurden. Unsere Erfahrung dabei ist, dass man am schnellsten lernt, wenn man die neuen Wege erst einmal selbst geht – und gelegentlich seinen Nachbarn fragt.

Unsere Computerwelt im Büro ist von den Produkten der Firma Microsoft geprägt, in deren Mitte das Wohnungsverwaltungsprogramm der Firma UTS Karthago in Köln (siehe oben) steht. Was die Geräte, die „Hardware“ und was den Microsoft-Teil der Programme betrifft, so werden wir seit Jahren von der Firma Bechtle in Solingen zuverlässig und gut betreut. Für Karthago steht die große Organisation der UTS am Neumarkt in Köln zur Verfügung, mit deren Mitarbeitern wir gerne und oft zusammenarbeiten.

Das Vertrauen unserer Kunden ist ein wichtiges Kapital für uns. Die sichere Anlage von Rücklagegeldern und die jederzeitige Möglichkeit, alle Buchhaltungsunterlagen offenzulegen, sind für uns eine Selbstverständlichkeit. Viele Gemeinschaften machen von der Möglichkeit Gebrauch, größere Rücklagenkonten so zu sperren, dass nur mit der Mit-Unterschrift eines Beirats Beträge entnommen werden können. Als Mitglied des Verbandes der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter sind bei uns alle Mitarbeiter in Bezug auf so genannte Vertrauensschäden, also Schäden durch Unterschlagungen, versichert, auch der Chef.

Seit 2016 haben wir einen externen Mitarbeiter für Fragen des Datenschutzes beauftragt und entwickeln mit ihm Richtlinien für die sichere Verwahrung und spätere Löschung von Eigentümer- oder Mieterdaten der von uns verwalteten Wohnungen.

Über unsere Preise gibt es eine Liste, in der die Kosten für eine Verwaltung kalkuliert sind. Sie unterscheiden sich in der Höhe nach der Größe des Gesamtobjektes und nach besonderen Schwierigkeiten bei der Abrechnung oder Reparatur-Durchführung etc. Die Preise liegen in der Regel zwischen € 20,- und € 30,- je Wohnung und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. In diesen Preisen sind alle regelmäßigen Verwalterleistungen enthalten. Sonderrechnungen gibt es nur in vorher festgelegten Ausnahmefällen (Verwaltung von Arbeitsverhältnissen, Abhaltung von zweiten oder dritten Eigentümerversammlungen, technische Betreuung von großen Sanierungen).

Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir geben Ihnen gerne weitere Informationen und treffen uns auch gerne bei einem persönlichen Termin in Ihrem Haus.